Essensmarken sind eine finanzielle Unterstützung, die einige Unternehmen ihren Arbeitnehmern bieten. Diese können sie für den Kauf eines Mittagessens einsetzen. Denn die Mittagspause ist eine der wichtigsten Bestandteile des Arbeitsalltages. Bei Dein Hilfexpert erfahren Sie alles was sie zu den Essensmarken wissen müssen.

Was sind Essensmarken?

Essensmarken gibt es bereits seit vielen Jahren. In einigen Unternehmen sind die Essensmarken fester Bestandteil der Arbeitnehmervorteile. Ursprünglich handelt es sich um Papiermarken, die einen bestimmten Wert haben und mit denen Arbeitnehmer Nahrung kaufen können. In Deutschland beträgt der Essenszuschuss bis zu 6,67 €. Dieser Betrag setzt sich aus insgesamt zwei Teilen zusammen:

1. Der Pflichtanteil: Dieser Anteil beträgt insgesamt 3,57 € und entspricht dem sogenannten Sachbezugswert. Diesen Anteil müssen die Arbeitgeber erbringen, um anschließend von dem Steuervorteil profitieren zu können. Der Pflichtanteil selbst muss allerdings versteuert werden. Dies kann entweder der Arbeitgeber mit beispielsweise der Pauschalversteuerung oder der Arbeitnehmer übernehmen.
2. Der steuerfreie Zuschuss: Wurde der Pflichtanteil in der genannten Höhe gezahlt, so kann von dem sogenannten steuerfreien Zuschuss profitiert werden. Dieser beträgt insgesamt 3,10 €. Zusammengerechnet bekommt der Arbeitnehmer demnach maximal eine Essensmarke im Wert von 6,67 € pro Tag.

Die Essensmarken in Deutschland können zudem ausschließlich für Mahlzeiten eingesetzt werden, die unmittelbar verzehrt werden. Dies betrifft beispielsweise Gerichte aus der Unternehmenskantine oder aus der Gaststätte. Für den Supermarkteinkauf können die Essensmarken demnach nicht verwendet werden.

Wer bekommt Essensmarken?

Ob ein Arbeitnehmer eine Essensmarke erhält oder nicht, ist vom jeweiligen Unternehmen abhängig. Diese Form des Essenszuschusses gehört zu den sogenannten Corporate Benefits, welche von immer mehr Arbeitnehmern erwartet werden. Denn die Essensmarke ist nicht zuletzt eine Form der Wertschätzung der Mitarbeiter. Auf diese Weise können Unternehmern ihren Arbeitgebern zeigen, dass sie ihre Bedürfnisse unterstützen.

Unternehmen, die ihren Mitarbeitern eine solchen Essenszuschuss gewähren, können pro Mitarbeiter und pro Arbeitstag eine Essensmarke zur Verfügung stellen. Eine Person, die demnach eine 5-Tage Arbeitswoche hat, kann bis zu 220 Essenmarken im Jahr erhalten. In einigen Ausnahmefällen darf dieser Mitarbeitervorteil jedoch nicht gewährt werden. Dies ist der Fall, wenn der Mitarbeiter

• auf Dienstreise ist,
• krankgeschrieben ist,
• oder im Urlaub ist.

In solch einem Fall muss der Arbeitgeber die bereits verteilten Essensmarken zurückfordern. Alternativ kann der Arbeitgeber im Folgemonat die Ausgaben der neuen Essensmarken um die Fehltag verringern.

Welche Vorteile haben digitale Essensmarken?

Essensmarken gibt es in Deutschland bereits seit über 50 Jahren. Seither bekommen die betroffenen Mitarbeiter monatlich Papiermarken in die Hand gedrückt. Auch wenn es sich bei den Papiermarken noch immer um die meistgenutzte Art der Essensmarken handelt, werden immer mehr Alternativen hierzu angeboten.

Eine dieser Alternativen sind die sogenannten digitalen Essensmarken. Immer mehr Anbieter bieten ihren Kunden Apps an, mit denen sie von den Vorteilen der Essensmarken profitieren können. Beispiel eines solchen Anbieters ist givve Lunch. Dieses Unternehmen sieht in seinem Angebot 9 Vorteile gegenüber den klassischen Papiermarken:

Digitale Essensmarken: Verwaltung und Kosten

Die Papiermarken haben den Nachteil, dass sie bestellt und gelagert werden müssen. Sie sind somit mit einem großen zeitlichen und organisatorischen Aufwand verbunden. Bei den Digitalen Essensmarken muss nichts dergleichen gemacht werden. Mitarbeiter können mit der App automatisch auf die Essensmarken zugreifen. So werden nicht nur Zeit, sondern auch Personalkosten gespart.

Wo kommen die digitalen Marken zum Einsatz?

Die klassischen Essensmarken können oftmals nur bei ausgewählten Stellen eingesetzt werden. Apps bieten hierbei einen größeren Einsatzbereich. Je nach Anbieter können die digitalen Essensmarken fast überall eingesetzt werden. Und das sowohl in der Stadt als auch auf dem Land. Dies ist vor allem in Zeiten von Homeoffice ein klarer Vorteil.

Wie stärken die digitalen Marken lokale Anbieter?

Von dem Verstärkten Einsatz der digitalen Marken profitieren auch lokale Anbieter. Denn auch in kleinen Restaurants und Läden, die bislang keine Papiermarken akzeptiert haben, kann oftmals mit der digitalisierten Version eingekauft werden.

Wie steht es um die Wirtschaftlichkeit der digitalen Essensmarken?

Die Papiermarken sind mit einer großen Summe an Vorfinanzierung verbunden. Denn die Marken müssen vorbestellt werden. Verlieren Mitarbeiter eine Essensmarke oder lösen sie nicht ein, so verfällt sie einfach und das obwohl sie bereits bezahlt wurde. Für digitale Essensmarken ist keine Vorfinanzierung notwendig. Nur Essensmarken die auch genutzt werden, müssen bezahlt werden.

Wo kann man digitale Marken einlösen?

Papiermarken können ausschließlich in ihrer gesamten Höhe eingesetzt werden. Ist das Gericht beispielsweise günstiger als 6,67 €, so kann kein Wechselgeld verlangt werden. Digitale Marken haben den Vorteil, dass sie nicht in ihrer Gesamtheit eingelöst werden müssen. Wer demnach in der Kantine zu Mittag ist und anschließend einen Café im Restaurant nebenan nimmt, kann die gleiche Marke hierfür nutzen.

Wie hoch ist die Steuerlast?

Bei Papiermarken gibt es keine Möglichkeit die Steuerlast auf dem Pflichtanteil zu reduzieren. Bei den digitalen Essensmarken ist das anders. Je nach Höhe der Beträge kann hier die Steuerlast verringert werden. Statt einer festgelegten Pauschalversteuerung von 25 Prozent, kann die Versteuerung auf bis zu 0 Prozent reduziert werden.

Wie sieht es mit der Steuerkonformität aus?

Mit Papiermarken kann einfacher geschummelt werden. So können beispielsweise an einem tag mehrere Essensmarken eingesetzt werden. Das mag für den Arbeitnehmer zwar von Vorteil sein, ist jedoch nicht steuerkonform. Die Apps verfügen meist über eine intelligente Belegprüfung, die dabei hilft die Essensmarken richtig einzusetzen.

Sind digitale Essensmarken nachhaltig?

Digitale Apps sind zudem deutlich ressourcenschonender als die Papiermarken. Denn für die klassischen Marken wird nicht nur Papier zur Herstellung benötigt, auch die Lieferung der Essensmarken ist mit einem erhöhten CO2-Verbrauch verbunden. Im Gegensatz dazu braucht es für die digitalen Marken ausschließlich das Handy und demnach kein Papier und keine Lieferung.

Wie fortschrittlich sind die Marke?

Zu guter Letzt stehen die digitalen Essensmarken für Fortschritt. Denn die alte Version gibt es wie bereits erwähnt seit über 50 Jahren und kann somit nicht mit den neuen Technologien mithalten. Im Gegenzug dazu nutzen die meisten Apps diese neuen Technologien und stehen somit für Modernität.

Wie werden Essensmarken versteuert?

Der Wert der Essensmarken in Deutschland setzt sich, wie bereits erwähnt, aus zwei Teilen zusammen: der Pflichtanteil und der steuerfrei Zuschuss. Letzterer ist wie der Name erahnen lässt, steuerfrei. Auf den Pflichtanteil müssen allerdings Steuern gezahlt werden.

Grundsätzlich werden auf den Pflichtteil 25 Prozent pauschal versteuert. Vergibt ein Arbeitgeber demnach beispielsweise 15 Essensmarken pro Monat an einen Mitarbeiter, so fallen monatlich 53 € Steuern pro Mitarbeiter an.

Der Arbeitgeber kann jedoch auch entscheiden, dem Arbeitnehmer die Versteuerung zu überlassen. Hierbei handelt es sich dann um einen sogenannten Sachbezugswert. Ob bzw. Wie viel Steuern darauf gezahlt werden müssen, ist davon abhängig, ob die betroffene Person die Freigrenze für Sachbezüge bereits überschritten hat. Diese liegt für das Jahr 2022 bei 50 €.