Im Jahr 2020 waren auf den deutschen Straßen mehr als 5,15 Millionen betrieblich zur Verfügung gestellte Pkws, d.h. Dienstwagen unterwegs. Dies entspricht 10,7% des gesamten deutschen Pkw-Bestandes. Sobald der Halter das Fahrzeug auch für seine private Mobilität nutzt, muss er Steuern darauf zahlen – unabhängig davon ob er selbständig oder angestellt ist. Hierbei kommt das sogenannte Fahrtenbuch ins Spiel.

Was ist ein Fahrtenbuch?

Mit einem Fahrtenbuch wird die mit einem Fahrzeug zurückgelegte Strecke dokumentiert. Konkret beinhaltet es Angaben zum Abfahrtsort und -datum, zum Fahrer, zum Kilometerstand bei Beginn sowie Ende der Fahrt und zum Anlass der Fahrt.

Verpflichtet ein Fahrtenbuch zu führen sind ausschließlich Dienstwagenhalter, die ihren Firmenwagen auch privat nutzen. Der Grund dafür ist, dass die private Nutzung des Fahrzeuges einen geldwerten Vorteil.

Ab wann lohnt es sich ein Fahrtenbuch zu führen?

Der Halter des Dienstwagens kann frei entscheiden, ob er ein Fahrtenbuch führen möchte oder ob die sogenannte 1-Prozent-Regelung angewandt werden soll.

Die 1-Prozent-Regelung lohnt sich in den meisten Fällen nur aus zeitlicher Sicht, da kein Fahrtenbuch geführt werden muss. Aus finanzieller Sicht ist die Methode jedoch selten lohnenswert. Meist ist sie sogar deutlich teurer als das Fahrtenbuch. Dies ist beispielsweise in den folgenden Situationen der Fall:

• Der Bruttolistenpreis des Fahrzeuges ist sehr hoch.
• Das Fahrzeug wurde gebraucht gekauft bzw. ist bereits sehr alt.
• Die Distanz zwischen Wohnung und der Arbeitsstätte ist groß.
• Das Dienstauto wird wenig aus privaten Gründen genutzt.

Was passiert wenn das Fahrtenbuch verloren wurde?

Der Nachteil eines Fahrtenbuchs ist, das dass das Fahrtenbuch verloren gehen kann. In Solch einem Fall macht das Finanzamt keine Ausnahme: Es handelt so, als hätte es nie ein solche Buch gegeben. Es tritt demnach automatisch die 1%-Regelung in Kraft, so dass wie bereits erwähnt ein Prozent des Bruttolistenneupreises des Dienstwagens monatlich als Wert angesetzt und versteuert wird.

Auch wenn das Fahrtenbuch unvollständig ist, hat dies Konsequenzen. Es sollte allerdings vermieden werden eventuelle Lücken im Nachgang zu vervollständigen, um stattdessen ein fehlerfreies Buch einzureichen. Auch hier wird das Fahrtenbuch andernfalls durch die 1%-Regelung ersetzt.

Welche Form muss das Fahrtenbuch haben?

Das Fahrtenbuch kann grundsätzlich in zwei verschiedenen Formen geführt werden, nämlich entweder in handschriftlicher oder in elektronischer Form.

Die klassische Variante: das handschriftliche Fahrtenbuch

Das Fahrtenbuch wird klassischer Weise handschriftlich geführt. Das Finanzamt macht hierbei bezüglich der Form eine Reihe von Vorgaben:

• Das Fahrtenbuch muss als gebundenes Buch geführt werden und darf keinesfalls aus Einzelblättern bestehen. Auch Excel- bzw. Word-Dokumente sind verboten, da auf diese Weise unbemerkt Nachträge getätigt werden könnten.
• Alle Fahrten müssen eingetragen werden, sobald sie beendet sind.
• Die Angaben müssen vollständig, korrekt, übersichtlich und leserlich sein.
• Nachträge sind grundsätzlich nicht erlaubt. Wer sich verschreibt bzw. Veränderungen vornehmen möchte muss diese klar kennzeichnen.

Die moderne Variante: das elektronische Fahrtenbuch

In den vergangenen Jahren ist jedoch auch das Interesse für elektronische Fahrtenbücher gestiegen. Diese Form des Fahrtenbuches kann dem Fahrer einiges an Arbeit abnehmen und erinnert ihn sogar daran, dass ein Eintrag fehlt. Viele sind fest im Auto verbaut, andere lassen sich per Board- bzw. Servicesteckdose anschließen. Man kann grundsätzlich zwischen den folgenden vier Varianten unterscheiden:

• Navigationssystem mit Fahrtenbuch: Gerade bei Premiumherstellern kann ein fest eingebautes Navigationssystem als Fahrtenbuch genutzt werden. Darüber hinaus gibt es Lösungen von externen Navigationssystemen.
• Software: Diese Programm funktionieren oftmals mit einer zusätzlichen mobilen Komponente, z.B. einer App auf dem Smartphone. Die App zeichnet die einzelnen Fahrten auf und überträgt sie an die Software. Letztendlich wird das Fahrtenbuch auf dem Computer erstellt.
• Dienstanbieter: Software und Hardware sind so aufeinander abgestimmt, so dass alle steuerlichen Anforderungen erfüllt werden.
• App: Diese Alternative ist oft günstig bzw. sogar kostenlos. Dank des GPS auf dem Smartphone müssen zudem keine Angaben zum Start- und Zielort gemacht werden. Dennoch sollte beachtet werden, dass nicht alle Apps grundsätzlich mit den Regeln des Finanzamtes übereinstimmen.

Beispiel: das elektronische Fahrtenbuch Webfleet Solutions

Webfleet Solutions ist ein Anbieter von Telematiklösungen im Bereich des Flottenmanagements, der Fahrzeugtelematik und des vernetzten Fahrzeugservices. Beispielsweise arbeitet der Anbieter eng mit anderen Unternehmen zusammen und unterstützt sie dabei ihre Fahrzeugleistungen zu verbessern, Kraftstoff zu sparen und die Fahrzeugflotte aufzuwerten.

Das elektronische Fahrtenbuch Webfleet Solutions ist nur eines von vielen Angeboten des Unternehmens. Mit diesem Fahrtenbuch können die gefahrenen Kilometer im Dienstwagen schnell und einfach erfasst werden. Neben der automatischen Erfassung wirbt das elektronische Fahrtenbuch Webfleet Solutions mit viele weiteren Vorteile, wie z.B.:

• die erhöhte Datensicherheit, welche auch bei Fahrern greift, die sich ihr Fahrzeug mit anderen Mitarbeitern des Unternehmens teilen,
• ein Feedback zum Fahrverhalten des Autohalters und
• die Garantie für präzise und zuverlässige Daten.

Wie muss ein Fahrtenbuch geführt werden?

Das Führen eines Fahrtenbuches unterliegt strengen Regelungen, die von den Dienstwagenhaltern beachtet werden müssen. Es ist wichtig, dass die fahrtenbezogenen Informationen zeitnah erfasst werden und nicht nachträglich verändert werden. Zwischen den folgenden fünf Kategorien muss im Fahrtenbuch unterschieden werden:

1. Dienstliche Fahrten
2. Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsplatz
3. Private Fahrten
4. Familienfahrten bei doppelter Haushaltsführung
5. Fahrten, die mit anderen Einkünften zusammenhängen

Folgende Informationen sollten für die jeweiligen Fahrt notiert werden:

• Start- und Zielort
• Datum
• Grund der Fahrt
• Fahrer des Wagens
• Kilometerstand des Fahrzeugs am Anfang und am Ende der Fahrt
• Umwege mit Begründung
• War die Fahrt betrieblich oder privat?

Für private Fahrten müssen nur die Kilometerstände erfasst werden. Grund und Ziel der Fahrt müssen demnach nicht im Fahrtenbuch angegeben werden. Sollten zudem mehrere Fahrer das Fahrzeug nutzen, so müssen die Namen dieser Fahrer eingetragen werden.

Worauf achtet das Finanzamt?

Wichtig ist, dass die Voraussetzungen des Finanzamtes eingehalten werden. Dies gilt unabhängig davon, ob das Fahrtenbuch handschriftlich oder elektronisch geführt wird. Es muss besonders darauf geachtet werden, dass:

• die Fahrten vollständig und zeitnah erfasst wurden,
• nachträgliche Änderungen deutlich gekennzeichnet wurden und
• jegliche Form von Manipulation der Angaben ausgeschlossen sind.

Bei einer Betriebsprüfung ist die Gefahr besonders groß, dass das Finanzamt das Fahrtenbuch ablehnt. Hier wird das Finanzamt nämlich die Einträge mit jeglichen Rechnungen und Belegen abgleichen. Weicht beispielsweise der Kilometerstand der letzten Werkstattprüfung von den Angaben ab, so kann dies bereits ein Grund zur Ablehnung des Fahrtenbuches sein.