Die Kilometerpauschale kann von Arbeitnehmern für die Fahrkosten einer Dienstreise beantragt werden. Sie möchten wissen, wie hoch diese Pauschale für das Jahr 2022 ist und wie sie beantragt werden kann? Dein Hilfexpert hat alle wichtigen Informationen zu diesem Mobilitätsthema für Sie zusammengetragen.

Wie hoch ist die Kilometerpauschale 2022?

Die Kilometerpauschale 2022 beträgt 0,30 € pro zurückgelegten Kilometer mit einem Pkw und 0,20 € pro zurückgelegten mit jedem anderen motorbetriebenen Fahrzeug. Wer demnach eine Dienstreise mit dem eigenen Pkw antritt, bekommt pro gefahreren Kilometer 0,30 € zurückerstattet.

Beispiel: Für einen Kundentermin fährt eine Vertrieblerin 348 km mit ihrem privaten Pkw. Die Kilometerpauschale auf die sie Anspruch hat, beträgt demnach 348 km x 0,30€ = 104,40€.

Ab wann kann die Kilometerpauschale beantragt werden?

Die Kilometerpauschale kann für Dienstreisen beantragt werden, die mit dem eigenen Fahrzeug durchgeführt werden. Unter Dienstreise versteht man eine durch den Beruf bedingte Reise, die außerhalb des Arbeitsortes stattfindet und bei der mindestens die Stadtgrenze überschritten wird.

Die Kilometerpauschale kann ausschließlich für Dienstreisen beantragt werden, bei denen der Reisende sein eigenes Fahrzeug genutzt hat. Weder für die Reise mit Bus, Bahn, Flugzeug oder anderen öffentlichen Verkehrsmitteln fällt die Kilometerpauschale an. Auch die Fahrt mit dem Firmenwagen ist nicht von der Pauschale betroffen, da die Kosten für dieses Fahrzeug bereits vom Unternehmen gedeckt sind.

Wie kann die Kilometerpauschale beantragt werden?

Die Kilometerpauschale wird in den meisten Fällen direkt bei dem Unternehmen beantragt und schließlich von diesem Unternehmen ausgezahlt. Das Abtippen von Reisedaten für die Reisekostenabrechnung, die manuelle Berechnung der genauen Beträge etc. sind oft mit einem hohen Arbeitsaufwand verbunden. Grundsätzlich gilt jedoch, dass die Kilometerpauschale ohne einzelne Kostennachweise beantragt werden kann.

Reisekosten-Apps können Unternehmen bzw. den Mitarbeitern einen Großteil der Arbeit abnehmen. Mit Hilfe dieser Apps können die zurückgelegte Distanz und sämtliche Pauschalen automatisch ermittelt werden. Beispiele für solche Apps sind:

1. Onexpense

Die App Onexpense unterstützt Dienstreisende bei der Verwaltung ihrer gesamten Reisekostenabrechnung, inklusive der Berechnung der Kilometerpauschale. Hierfür müssen Mitarbeiter ausschließlich Fotos von ihren Belegen in der App hochladen. Hiervon kann Onexpense die Kosten ablesen, eine Reisekostenabrechnung erstellen und an die Buchhaltungsabteilung weiterschicken.

2. Lanes Planes

Die App Lanes Planes ist auf den gesamten Prozess der Dienstreise spezialisiert. Sie kümmert sich also nicht nur um die Reisekostenabrechnung, sondern auch um die Buchung und evtl. Stornierung der Reise.

3. N2F

Die App N2F ist auf internationale Reisen spezialisiert und enthält dementsprechend viele Vorteile in diesem Bereich, z.B. eine automatische Währungsumrechnung und elf zur Verfügung stehende Spracheinstellungen. Für die Reisekostenabrechnung synchronisiert die App die abfotografierten Belege mit dem Konto des Nutzers.

4. Mobile Xpense

Die App Mobile Xpense bietet den Mitarbeitern an, bereits ihren Reiseantrag zu erstellen und an den Vorgesetzten zur Bestätigung weiterzuleiten. Auch die Buchung der Geschäftsreise sowie die Erstellung der Reisekostenabrechnung ist über diese App möglich. Für eine einfache Rückerstattung der Kilometerpauschale bietet die App den Dienstreisenden eine Google-Maps©-Integration an.

5. Jenji

Die App Jenji bietet seinen Nutzern die Möglichkeit, ihre Reisekostenabrechnung in Echtzeit zu verwalten. Beispielsweise ist es möglich die Kilometerpauschale automatisch in der App zu verwalten. Hierfür werden alle hochgeladenen Rechnungen automatisch ausgelesen und verarbeitet.

Was tun, wenn der Arbeitgeber die Kilometerpauschale nicht zurückerstattet?

Wie bereits erwähnt, ist ein Unternehmen nicht dazu verpflichtet die Reisekosten, zu denen auch die Kilometerpauschale zählt, zurückzuzahlen bzw. den Referenzwert zu respektieren. In solch einem Fall kann der Mitarbeiter versuchen sich die Kosten auf einem anderen Weg zurückerstatten zu lassen.

Alternative 1: die Werbungskosten

Weigert sich das Unternehmen die Reisekosten zu erstatten, so kann der Arbeitnehmer diese bei seiner nächsten Steuererklärung als Werbungskosten angeben. Hierbei entsteht jedoch nur ein Steuervorteil, d.h. die ursprünglichen Kosten werden nicht in ihrem vollen Umfang zurückgezahlt. Zudem müssen die Mitarbeiter in solch einem Fall meist ca. ein Jahr auf die Rückerstattung der Kosten warten.

Im Gegensatz zu der Kilometerpauschale, empfiehlt es sich hier, die Dienstreisenfahrt sorgfältig zu dokumentieren, da das Finanzamt im Nachgang Belege beantragen kann. Hierzu zählen:

• ein Fahrtenbuch (Link Artikel),
• Tankquittungen,
• und Nachweise über den Reisegrund z.B. Teilnahmebestätigungen.

Alternative 2: der Individueller Kilometersatz

Erachtet ein Dienstreisender, dass die Kilometerpauschale zu niedrig angesetzt ist, z.B. weil sein privater Pkw einen hohen Spritverbrauch hat, so kann er einen individuellen Kilometersatz beantragen. Grundlage dieses Kilometersatzes ist ein ordnungsgemäß geführtes Fahrtenbuch zusammen mit den entsprechenden Belegen. Zu den aufzulistenden Kosten gehören u.a. die Benzinkosten, die Reparaturkosten, die Kfz-Kosten und die Versicherungskosten. Diese Kosten werden im Anschluss in Relation zu den gefahrenen Kilometern gesetzt, woraus sich der individuelle Kilometersatz ergibt.